We sparen dankzij Wage Watcher een fulltimer uit

De Zevenster in Schilde is al sinds 2004 de tweede thuis van Remco Ooms. Als manager van het gezellige restaurant maakte hij in 2017 kennis met Wage Watcher. En de applicatie zorgde meteen voor een vlottere organisatie en administratie. Ook de gebruiksvriendelijkheid is een opvallende troef.

Kinderspel

Manager Remco Ooms moest niet lang wennen aan zijn ‘nieuwe collega’. Wage Watcher heeft namelijk een intuïtieve werking. Zo maakt de applicatie gebruik van een eenvoudige navigatiestructuuren handige pictogrammen. Zelfs wie weinig ervaring met technologie heeft, hoeft zich geen zorgen te maken.

“Computers, applicaties en software-programma’s hebben me nooit echt gefascineerd”, lacht Remco. “Wage Watcher is daarentegen leuk en makkelijk om mee te werken. Zelfs mijn twaalfjarige zoon kan er probleemloos mee aan de slag.”

Geen papierberg

Administratie? Daar hoeft Remco zich geen zorgen meer over te maken. In Wage Watcher gebeurt alles digitaal: de aangifte van dimona’s, de personeelsplanning, de tijdsregistratie en zelfs de aanmaak en het beheer van arbeidsovereenkomsten.

“Je verspilt minder tijd met papierwerk, want dat is er bijna niet meer. Ik hou enkel nog een boek bij met een overzicht van grote feesten of evenementen die gepland staan. Dat is het. Voor de rest gebeuren alle administratieve en organisatorische zakenin Wage Watcher.”

Automatische dimona’s

Dimona’s zijn een blok aan het been van vele horeca-uitbaters en -managers. Wage Watcher heeft het hele proces van de aangifte echter gedigitaliseerd en geautomatiseerd. “Vroeger moest ik steeds een dag op voorhand dimona’s opmaken. Ik was er op drukke momenten soms tot een uur per dag mee bezig”, herinnert Remco zich.

“Nu gebeurt de dimona-aangifte daarentegenin realtime. Wanneer een personeelslid start met werken en inlogt met zijn of haar identiteitskaart, vertrekt de dimona automatisch. Gemiddeld win ik er zo’n half uur per dag mee, wat op jaarbasis een immens verschil geeft aan werkingskosten. Als je alle voordelen van de applicatie optelt, sparen we er haast een fulltimer mee uit!”

Digitale personeelsplanning

Het personeel van De Zevenster bestaat uit zo’n acht vaste mensen, versterkt door enkele gelegenheidswerkers en jobstudenten in het weekend of bij feesten. Iedere fulltimer heeft daarbovenop zijn of haar vrije dagen en vaste shifts. Om alles vlot te laten draaien, is dus een goede personeelsplanning vereist.

“Nu maak ik via Wage Watcher een planning op voor de komende maanden. Soms zelfs thuis vanuit mijn zetel. Ieder personeelslid krijgt vervolgens een mailaan met een overzicht van de dagen en uren waarop moet gewerkt worden. Ruim op voorhand”, legt Remco uit.

“Ik hoef dus niet meer rond te bellen of met andere communicatiemiddelen te werken, zoals Whatsapp. Die poespas is niet langer nodig. We hebben nu maar één communicatiekanaal, wat leidt tot minder verwarring en problemen. Iedereen kan trouwens via de applicatie te allen tijde een persoonlijke planning inkijken. Niemand kan nog het excuus gebruiken dat hij of zij niet wist dat er gewerkt moest worden.”

Flexibiliteit

De applicatie is flexibel. Zo hoort het ook, want in de horeca kan je soms moeilijk voorspellen of het een drukke of kalme dag wordt. Vooral in de zomermaanden is het lastig om een planning op te stellen. De werking van een restaurant is immers altijd gebonden aan het weer.

“Met minder mooi weer komen er altijd ook minder klanten opdagen, waardoor we vroeger meestal met te veel personeel stonden te werken.”, herinnert Remco zich. “Wie niet hoeft te komen, krijgt nu een verwittiging per mail. Simpel en efficiënt, dat is de hele applicatie.”